Standortmanager:in Finance & Office (m/w/d)
Wir schwärmen aus: für die Zukunft der frühen Bildung
Die Little Bird Group vereint vier etablierte Softwareunternehmen: LITTLE BIRD, InstiKom mit KIKOM, Stay Informed und Kita-Planer. Gemeinsam entwickeln wir digitale Lösungen, die Kommunen, Träger, Einrichtungen und Familien von der Platzsuche und -vergabe über die Verwaltung bis zur täglichen Kommunikation und Organisation begleiten. Rund 30.000 Einrichtungen und mehr als eine Million App-Nutzer vertrauen bereits auf unsere Lösungen für Kindertagespflege, Krippe, Kita, Hort und Grundschule.
Über KIKOM
Die InstiKom GmbH entwickelt mit dem Produkt KIKOM eine digitale Gesamtlösung für Kitas und die schulische Nachmittagsbetreuung. KIKOM verbindet Träger, Leitungen, pädagogische Teams und Familien und erleichtert die tägliche Kommunikation, Organisation und Dokumentation – sicher, einfach und praxisnah.
Mit flexibel kombinierbaren Bausteinen unterstützt KIKOM Einrichtungen genau dort, wo im Alltag Entlastung gebraucht wird. Als Teil der Little Bird Group entwickeln wir unsere Lösung kontinuierlich weiter – für moderne Abläufe und mehr Zeit für die Kinder.
Deine Position ist bei der InstiKom GmbH angesiedelt. Du wirst Teil des KIKOM Teams und arbeitest – je nach Aufgabenbereich – auch mit KollegInnen aus der gesamten Unternehmensgruppe zusammen.
Für unseren Standort in Freiburg suchen wir eine Persönlichkeit, die Organisationstalent mit Empathie verbindet. Als Standortmanager:in Finance & Office sorgst du dafür, dass unser Büro organisatorisch reibungslos funktioniert, kaufmännische Prozesse zuverlässig laufen und unser Standort ein Ort ist, an dem Menschen gerne zusammenarbeiten.
Deine Mission
Du bist zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Geschäftsführung und externe Partner. Mit deiner strukturierten Arbeitsweise, deinem kaufmännischen Verständnis und deinem Gespür für Menschen schaffst du verlässliche Strukturen und trägst aktiv zu einer positiven Bürokultur bei.
Das erwartet Dich
Standortmanagement & Büroorganisation
Du verantwortest den organisatorischen Betrieb unseres Standorts Freiburg. Dabei koordinierst du die Büroorganisation, arbeitest mit Hausverwaltung, Lieferanten und Dienstleistern zusammen und sorgst dafür, dass der Büroalltag zuverlässig und effizient funktioniert.
Finance & vorbereitende Buchhaltung
Du unterstützt unsere Finanzprozesse durch eine sorgfältige vorbereitende Buchhaltung. Dazu gehören die Erfassung und Organisation von Belegen, die Unterstützung der Kreditorenbuchhaltung einschließlich der Prüfung und Abstimmung relevanter Geschäftsvorfälle sowie die Vorbereitung aller Unterlagen für unser Steuerbüro. Außerdem wirkst du bei der Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen mit.
Vertrags- & Dienstleistermanagement
Du verwaltest Verträge, koordinierst externe Dienstleister und Lieferanten und kümmerst dich um organisatorische Themen wie Versicherungen, Hausverwaltung sowie weitere administrative Aufgaben rund um den Standort.
Organisation & Koordination
Du planst und organisierst Dienstreisen, Meetings und Veranstaltungen, entwickelst interne Abläufe weiter und erkennst Optimierungspotenziale. Mit deinem Organisationstalent sorgst du dafür, dass Prozesse effizient und zuverlässig funktionieren.
Menschen & Standortkultur
Du bist erste Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden vor Ort und hast ein offenes Ohr für ihre Anliegen. Du unterstützt neue Kolleg:innen beim Onboarding, förderst den persönlichen Austausch im Team und schaffst Gelegenheiten, bei denen Menschen gerne zusammenkommen. Mit deinem Feingefühl trägst du zu einer offenen, wertschätzenden und lebendigen Bürokultur bei.
Das bringst Du idealerweise mit
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der kaufmännischen Administration oder einer vergleichbaren Position.
Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung sowie idealerweise im Umgang mit DATEV oder vergleichbaren Buchhaltungssystemen.
Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Steuerberatungen sowie bei der Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen ist von Vorteil.
Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise.
Sicherer Umgang mit Verträgen, Lieferanten und administrativen Prozessen.
Empathie, Kommunikationsstärke und Freude daran, Menschen zusammenzubringen.
Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität.
So arbeiten wir
Diese Rolle lebt von persönlicher Präsenz und Austausch. Du bist regelmäßig vor Ort, nah an den Menschen und dort, wo deine Unterstützung gebraucht wird. Gleichzeitig genießt du viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.
Regelmäßige Präsenz am Standort Freiburg (Kernzeit vorzugsweise zwischen 9:00 und 15:00 Uhr)
Gestaltung einer verlässlichen Anlaufstelle für Mitarbeitende und externe Partner
Eigenverantwortliches Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen
Aktive Mitgestaltung einer offenen und wertschätzenden Bürokultur
Das erwartet Dich bei uns
Eine vielseitige Schlüsselrolle mit hoher Eigenverantwortung und direktem Draht zur Geschäftsführung.
Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld aus Finance, Office Management und Standortorganisation.
Viel Gestaltungsspielraum, um Prozesse und unseren Standort aktiv weiterzuentwickeln.
Ein wertschätzendes Team mit offener Unternehmenskultur.
Die Möglichkeit, unseren Standort organisatorisch und menschlich nachhaltig zu prägen.
Darüber hinaus bieten wir Dir
Unbefristeten Arbeitsvertrag
Mobiles Arbeiten
Moderne Arbeitsmittel
Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
Betriebliche Altersvorsorge
Zuschuss zu Sport- und Gesundheitsangeboten
Modernes Büro mit sehr guter Verkehrsanbindung
Deutschlandticket bzw. Mobilitätszuschuss
Haben wir Dein Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.
Sende uns bitte Deinen Lebenslauf, Deinen frühestmöglichen Eintrittstermin sowie Deine Gehaltsvorstellung.
Wenn Du magst, erzähl uns außerdem kurz, was Dich an der Kombination aus Finance, Organisation und der Arbeit mit Menschen besonders reizt und warum Du Teil der Little Bird Group werden möchtest.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!